Foire aux questions


1. Généralité

• Les décrets des 27 octobre 2005, 11 mai 2007 et 21 novembre 2011 obligent toutes les entreprises qui passent un marché de fourniture, de travaux ou de prestation de service de plus de 5.000 € HT cumulés sur l'année, d'obtenir de leur fournisseur, avant la signature de ce marché, des documents administratifs officiels (attestations légales), quelle que soit la nature de ce contrat.
• Cette obligation de vigilance doit être renouvelée tous les six mois si le marché se poursuit dans le temps.
• Cette obligation s'applique а toutes les entreprises :
- en tant que fournisseurs, elles doivent fournir leurs documents à tous leurs clients tous les six mois.
- en tant que clients (donneurs d'ordre), elles doivent collecter les documents de tous leurs fournisseurs tous les six mois.

Actradis.fr est une plate-forme permettant aux donneurs d'ordres d'obtenir de leurs fournisseurs les documents rendus obligatoires par les décrets du 27 octobre 2005, du 11 mai 2007 et du 21 novembre 2011, en quelques clics et en toute sécurité.

2. Utilisation

Depuis Actradis.fr, accédez à l'onglet "s’inscrire", renseignez les informations demandées et choisissez un identifiant et un mot de passe.

Contactez le service clients par mail contact@actradis.fr ou par téléphone 01 77 70 39 19.

Utiliser l'option de déconnexion évite qu'une autre personne n'accède à votre compte via l'historique de votre navigateur.

Téléchargez puis installez sur votre PC Adobe Reader ou un logiciel compatible PDF. Vous trouverez un lien pour le téléchargement au pied de toutes les pages.

La lecture des CGV nécessite un lecteur de fichier PDF comme Adobe Reader. Vous trouverez un lien pour le téléchargement au pied de toutes les pages.

Si le numéro Siren est déjà utilisé, un compte est déjà ouvert pour votre entreprise. Contactez Actradis pour obtenir vos identifiants contact@actradis.fr, tel 01 77 70 19.

3. Donneur d'ordres

Liste des documents à fournir, au regard des dispositions des décrets du 27 octobre 2005, du 11 mai 2007 et du 21 novembre 2011 pour les entreprises établies en France.
À partir du 01/01/12

1° Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale prévue à l'article L. 243-15 émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions datant de moins de six mois dont elle s'assure de l'authenticité auprès de l'organisme de recouvrement des cotisations de sécurité sociale.
2° Lorsque l'immatriculation du cocontractant au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers est obligatoire ou lorsqu'il s'agit d'une profession réglementée, l'un des documents suivants :
a) Un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ;
b) Une carte d'identification justifiant de l'inscription au répertoire des métiers ;
c) Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, à condition qu'y soient mentionnés le nom ou la dénomination sociale, l'adresse complète et le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d'un ordre professionnel, ou la référence de l'agrément délivré par l'autorité compétente ; d) Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d'un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d'inscription.
3° La liste nominative des salariés étrangers employés par fournisseur et soumis à l'autorisation de travail prévue à l'article L. 5221-2.
Cette liste, établie à partir du registre unique du personnel, précise pour chaque salarié :
1° Sa date d'embauche ;
2° Sa nationalité ;
3° Le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
Les documents et attestations énumérés doivent être rédigés en langue française ou être accompagnés d'une traduction en langue française.

Des sanctions pénales ont été prévues pour toute infraction ou interdiction définie à l'article L.8221-1 à savoir trois ans d'emprisonnement et 225 000 € d'amende.

En outre, l'article R.822-1 du code du travail précise que "Toute personne qui ne s'est pas assurée, lors de la conclusion d'un contrat et tous les six mois, jusqu'à la fin d'exécution du contrat, ... , que son cocontractant s'acquitte de ses obligations au regard de l'article R.822-1, ou de l'une d'entre elles seulement" sera tenu solidairement avec lui:

- Au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dues par celui-ci au Trésor ou aux organismes de protection sociale;

- Le cas échéant, au remboursement des sommes correspondantes au montant des aides publiques dont il a bénéficié.

- Au paiement des rémunérations, indémnités et charges dues par lui à raison de l'emploi de salariés n'ayant pas fait l'objet de l'une des formalités prévues aux articles L.3243-1 et L.1221-10.

Tous les donneurs d'ordres sont concernés particuliers et entreprises, pour tous les marchés, contrats ou commande supérieure à 5.000 € HT.

Les documents fournis par Actradis.fr sont les documents des abonnés, numérisés par nos soins. Nous garantissons la stricte conformité des pièces envoyées avec les pièces transmises.

Oui si besoin et sur demande, il est possible de consulter les pièces originales.

Oui ! Chez Actradis le téléchargement des documents de vos fournisseurs est totalement gratuit et illimité.

Pour télécharger les documents de vos fournisseurs, il est nécessaire de se créer un compte gratuitement sur Actradis.fr.
Ensuite il suffit de faire de rechercher votre fournisseur par le numero SIREN ou SIRET dans le champs "Rechercher une entreprise" en haut à droite de votre espace personnel puis cliquez sur "Obtenir ce dossier" (téléchargement immédiat disponible sur votre poste informatique).

Afin de suivre la conformité des dossiers de tous vos fournisseurs, vous pouvez bénéficier de la solution dédidée Actradis+.
Contactez le service client au 01 77 70 39 19 / contact@actradis.fr

4. Abonné (diffusion des documents)

Pour constituer un dossier pour la première fois il suffit de retourner les documents et le règlement à Actradis, avec le bordereau d’inscription (disponible depuis l’espace personnel).
Nous vous avertissons dès que la mise en ligne est effective. Votre facture sera disponible sur votre espace personnel.
Si besoin de plus d'informations vous pouvez aussi contacter les service client au 01 77 70 39 19, contact@actradis.fr

Votre dossier doit être renouvelé au minimum tous les six mois. Dans tous les cas nous vous adresserons un mail pour vous signaler la fin de validité de votre dossier, au minimum un mois avant la date limite.
Vous pouvez renouveler votre dossier plus souvent si vous le souhaitez.

Vous pouvez renouveler vos documents via votre espace personnel sur Actradis.fr ou mandatez l'équipe Actradis pour constituer ou renouveler à votre place.

Votre facture est disponible dans votre espace personnel / onglet "Mes factures".

L'utilisation du logo d'Actradis.fr sur les documents commerciaux est non seulement autorisée, mais recommandée. Vous indiquerez ainsi à vos clients que vous utilisez notre plate-forme, que vous respectez la réglementation relative à la prévention du travail dissimulé … et que vous souhaitez faciliter la vie de vos clients en les libérant de la contrainte que constitue la préparation du dossier conservé pour vous par Actradis.fr.

Pour diffuser mon dossier j'ai deux possibilités :
- soit j'invite mes clients à télécharger gratuitement mon dossier sur Actradis.fr,
- soit je diffuse mon dossier sur les plateformes compatibles au standard Opera. Pour cela je contacte le service client Actradis contact@actradis.fr ou 01 77 70 39 19.

Depuis mon espace personnel Actradis.fr, je peux vérifier la conformité de mon dossier pour tous mes clients.
Si mon dossier n'est pas conforme, j'ai la possibilité de charger directement le/les document(s) manquant(s) en ligne.

Depuis votre espace personnel, cliquez sur "Diffuser mon dossier à mes clients" sur l'onglet à gauche.
Vous trouverez un modèle de courrier ou une zone de saisie pour ajouter les adresses mails de vos clients.
Ils pourront alors télécharger votre dossier gratuitement et seront informés automatiquement à chaque mise à jour de vos documents.

Une question ? Une suggestion ?

Ecrivez-nous